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采购主要是根据MRP的输出报告和库存情况报告来生成采购计划。其中，MRP是根据主生产计划对终产品的需求数量和交货期，推导出构成产品的零部件及材料的需求数量和需求日期，直至导出制造订单下达日期和采购件的采购订单发放日期，而库存情况报告是根据采购计划法推算出来的。可见，采购对于及时为生产部门提供充足的原材料或耗品并定期补充库存量，以保证库存的优控制具有重要的作用。
采购计划生成后，由采购人员根据供应商的档案选定合适的供应商，生成采购申请单供应商档案是采购人员用来评审供应商的，对供应商加以分类，建立供应商的供应物品细，如品种、价格、供应期、运输方式等。采购申请单的内容主要包括交货批量、交货日期、运输方式、付款方式等采购申请单在确定采购时间时，应该充分考虑提前期的部分。提前期的时间段包括查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时间、运以及收货、检验与运输到要求的工作中心所必需的时间等。采购申请单完成后，需要送交各部门进行审核确认，包括法律部门的合法性审核及财务部门的付款计划审核等。审核通过后采购申请单生成采购订单向供应商下达采购订单是发给供应商正式的采购文档，一般企业与供应商都需要执行该订单的所有信息，如采购订单号、供应商名称、地址、发货日期、支付条款等在采购订单发放后，为了保证订单被收到、认可及订单下达后对订单的修改，有时往往对订单进行跟踪供应商按照采购订单完成生产并装运后，采购部门根据采购订单收料。收料主要是按照采购订单对货物进行清点，检查其规格是否符合要求，并登记收据收料完成后，将由仓库部门对货物的质量进行检查。符合要求的货物将被登记入库，否则反馈给供应商，进行协调采购的后一步就是支付账款，主要是把采购订单和发票等信息进行比较，其误差在许可范围内即开始付款。
